Charte vie privée – Politique de protection des données

La présente Politique est établie par :

L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (ci-après AVOCATS.BE)

Rue Haute, 139 bte 20

1000 Bruxelles

e-mail : ombudsman@avocats.be

Pour le seul compte du « Service Ombudsman ». Le Service Ombudsmanest un organe indépendant, organisé sous l'égide de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone de Belgique (ci-après « OBFG ») dont le numéro de BCE est le suivant : BE 0850.260.032.

Ci-après, « nous », « nos », « notre ».

Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel (ci-après nommées les données) et au respect de la vie privée de toutes personnes amenées à rentrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

La présente déclaration décrit les mesures prises pour la gestion et l’exploitation de vos données à caractère personnel par nos services en ce compris notre site web : http://obfg.ligeca.be/ (ci-après nommé le site) et vos droits en qualité d’utilisateur de nos services.

Elle peut être modifiée à tout moment afin, notamment, de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou technologiques. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Vous pouvez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en nous contactant.

1. A qui s’adresse cette charte ?

Cette déclaration est destinée à toute personne physique dont nous traitons les données à caractère personnel qu’elle soit l’un de nos fournisseurs, avocats, justiciables, ou tout autre personne amenée à nous contacter. Cette déclaration s’adresse aussi à toutes les personnes physiques qui assurent le rôle de contact chez l’une des personnes précitées.

Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données.

2. Pourquoi traitons-nous vos données et quel est le fondement juridique de nos traitements ?

Nous recueillons et traitons vos données personnelles pour différentes raisons en nous fondant sur une base juridique déterminé par le RGPD.

Le tableau ci-dessous énonce les finalités et le fondement juridique d’utilisation de vos données personnelles par traitement : 

Traitements	Finalité d’utilisation	Fondement juridique du traitement
Gestion à l’occasion d’une plainte de sa réception à sa clôture	Nous traitons vos données dans le cadre de l’examen du formulaire, de votre courrier, ou de votre courriel de plainte en vue de déterminer si les conditions d’accès sont réunies. Ensuite, nous traitons vos données afin d’assurer le règlement de la plainte, que nous transférons, le cas échéant, vers nos ombudsman locaux.	Ce traitement est nécessaire : - à la réalisation de obligations légales qui nous incombent conformément à l’article 6.1.c) du RGPD, celles découlant du Livre XVI du Code de Droit Economique et celles découlant du Règlement de procédure de nos services et du Règlement d’ordre intérieur (LIEN) Nous pouvons être amenés à traiter vos données qualifié de sensible, conformément à l’article 9.2. du RGPD à savoir à des .
Gestion des données des ombudsman locaux intervenant	Nous traitons les données dans le cadre de la désignation de l’ombudsman en charge du dossier.	Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures contractuelles (article 6.1.b) du RGPD).
Établissement des statistiques	Nous traitons vos données pour établir nos statistiques et évaluer notre travail afin d’améliorer notre intervention ou évaluer les besoins des usagers de nos services, dans le cadre de nos rapports annuels.	à la réalisation de obligations légales qui nous incombent conformément à l’article 6.1.c) du RGPD, celles découlant du Livre XVI du Code de Droit Economique et celles découlant du Règlement de procédure de nos services et du Règlement d’ordre intérieur.
Gestion de la comptabilité	Nous traitons vos données afin d’assurer la gestion financière de notre organisation, et assurer notre financement. Pour le surplus, vos données sont traitées conformément à la politique de protection des données générale d’AVOCATS.BE	Ce traitement est nécessaire à la réalisation des obligations légales qui nous incombent conformément au Code de droit économique et au Code TVA en matière fiscale et comptable (article 6.1.c) du RGPD).
Gestion de nos fournisseurs et nos collaborateurs indépendants	Nous traitons les données personnelles afin de réaliser nos obligations contractuelles à votre égard ou à l’égard de votre entreprise	Ce traitement est nécessaire à la réalisation des mesures contractuelles (article 6.1.b) du RGPD).
Gestion de notre contentieux	Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, à l’occasion de la défense de nos intérêts (ou de ceux de tiers) en justice dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur.	Ce traitement est nécessaire à la poursuite de l’intérêt légitime, dès lors que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux (article 6.1.f) du RGPD). Nous pourrions aussi être amenés à traiter des données sensibles dans ce cadre, conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f) du RGPD.

Sauf exception légale, vous pouvez vous opposer au traitement qui se fondent sur base de notre intérêt légitime ou retirer votre consentement à tout moment, en nous contactant.

3. Quelles données sont collectées et traitées ?

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.

Nous vous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur vous, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.

Traitements	Les données collectées et traitées et personnes concernées	Modalités de la collecte
Gestion à l’occasion d’une plainte de sa réception à sa clôture	Nous sommes amenés à traiter les données à caractère personnel tant des demandeurs que des personnes visées par la plainte ou apparaissant dans le dossier soumis à notre examen. Les données sont les suivantes :  Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise/registre national, carte d’identité) Données d’identification électronique (adresse mail) Données relatives à la composition du ménage Données relatives aux caractéristiques personnelles Données financières, bancaires et fiscales Données relatives aux qualifications professionnelles et à l’éducation Données relatives à la santé ou l’état de santé Données relatives aux procédures judiciaires et administratives Données relatives à l’appartenance syndicale (via l’attestation de chômage) Toutes les données dans le dossier traité par l’avocat (dans les mises en demeure, accords, jugements, conclusions,…)	Directement auprès de vous. Par le plaignant. Depuis le dossier de l’avocat. Depuis les assistants de justice ou sociaux Depuis d’autres services d’ombudsman (assurance, …) Par l’OVB Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement
Gestion des données des Ombudsman locaux	Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité) Données d’identification électronique (adresse mail) Données financières (compte bancaire, …) Données relatives aux qualifications professionnelles et à l’éducation (agréement)	Directement auprès de vous Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement, notamment l’annuaire de l’OBFG.
Gestion de nos fournisseurs et nos collaborateurs indépendants	Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de commande) Données financières (n° de compte)	Directement auprès de vous Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement, notamment depuis la Banque Carrefour des entreprises
Établissement des statistiques	Les données une fois traitées sont anonymisées. Il n’est plus possible depuis nos rapports d’identifier la personne concernée par les données Les données sont les suivantes :  Données d’identification de l’avocat (nom, prénom, barreau, adresse, numéro d’identification de l’avocat) Données d’identification du justiciable (nom, prénom, adresse, numéro de dossier) Données relatives aux prestations (date de la désignation, la matière, nombre de désignations attribuées, l’issue du contentieux)	Directement auprès de vous ou depuis votre dossier en notre possession.
Gestion de la comptabilité	Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise) Données d’identification électronique (adresse mail) Données financières et bancaires	Directement auprès de vous Par des tiers que vous aurez mandatés Vous les avez rendues accessibles publiquement
Gestion du contentieux	Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise) Données d’identification électronique (adresse mail) Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine) Données financières (n° de compte) Données de catégories particulières et qualifiées de sensibles et toutes données nécessaires à la défense de nos intérêts en justice.	Directement auprès de vous Par des tiers que vous aurez mandatés Vous les avez rendues accessibles publiquement

4. Vos données sont-elles divulguées ou partagées à des tiers ?

Tout partage de données s'effectue dans les limites du secret professionnel, de l’obligation de confidentialité et du présent document.

Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de notre équipe, ou intervenant comme nos collaborateurs,.

Nous sommes aussi susceptibles de transmettre vos données :

1. sur requête d’une autorité légale judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice ; ou
2. en toute bonne foi en considérant que cette action est requise pour se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur ;
3. en vue de protéger et défendre nos droits ou ceux des autres utilisateurs.

Nous pouvons aussi être amenés à laisser l’accès à certaines données à nos cocontractants, qualifiés de « sous-traitants » au sens de la législation relative à la protection des données, dans la mesure strictement nécessaire à la réalisation de nos finalités, comme par exemple le fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés.

En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité.

Les prestataires de services, qu’ils soient sous-traitants ou responsable de leur traitement, avec qui nous sommes amenées à partager vos données sont les suivants :

Catégorie de prestataires de services	Localisation
Des prestataires de solutions d’envoi d’e-mails	En Europe
Des prestataires de solutions d’envoi postal	En Europe
Des prestataires de solutions informatique et maintenance de l’infrastructure et des systèmes	En Europe
Des prestataires de service d’hébergement / Cloud	En Europe
Avocats et prestataires de services juridiques	En Europe
Juridictions belges	En Europe
Services publics (ex : SPF économie )	En Europe
OVB, Autres entités qualifiées	En Europe
Comptable et prestataire de service financier	En Europe
Banques, et services financiers	En Europe

Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, des responsables tiers, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées est disponible à première demande.

5. Est-ce que nous transférons vos données hors de l’Union européenne ?

Nous ne procédons pas à des transferts hors de l’Union européenne. Le cas échéant, si nous devions procéder aux transferts des données vers un pays hors de l’Union, ces transferts ne seront autorisés que si et seulement si :

• La Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne, les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
• Le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission ou toute autre convention conformément à l’article 46 du RGPD,
• le transfert est occasionnel et répond à une des conditions de l’article 49 du RGPD, par exemple, vous nous avez donné votre consentement.

6. Quelle est la durée de conservation de vos données ?

La durée de conservation varie selon les finalités des traitements de vos données. Cette durée est limitée en tenant compte de nos obligations légales de conservation, notamment en matière de prescription et de responsabilité. Néanmoins, ce délai peut dépasser le délai légalement ou contractuellement convenu, afin de répondre à notre intérêt légitime ou à celui d’un tiers dans le cadre de la gestion de votre dossier.

En ce cas, nous avons pondéré notre intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux (article 6.1.f) du RGPD), si vous désirez que nous effacions vos données après le délai légalement ou contractuellement convenu, nous vous invitons à nous écrire.

La liste exacte des délais suivant les finalités poursuivies est disponible à première demande.

7. Comment protégeons-nous votre vie privée ?

Afin de garantir aux données recueillies sur le site web un niveau de sécurité optimum, nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (technologie de cryptage et mesures de sécurité afin de protéger et d’éviter la perte, l’usage abusif ou l’altération des informations collectées sur les sites web). Nous tenons compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour vos droits et libertés.

En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant, et si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

8. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :

• Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si nous traitons vos données ;
• Le droit d’avoir une copie des données traitées ;
• Le droit de rectification des données traitées ;
• Le droit d’opposition aux traitements de vos données, notamment si vous désirez retirer votre consentement, ou pour les traitements qui se fondent sur notre intérêt légitime ;
• Le droit de limiter le traitement des données traitées ;
  • Si vous contestez l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données
  • Si le traitement de vos données personnelles est illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données.
  • Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en
• Le droit à l’effacement des données traitées. Néanmoins, ce droit, n’est pas absolu et nous ne pourrons y donner suite si une obligation légale nous contraint à traiter vos données.
• Le droit à la portabilité des données traitées, à savoir de récupérer ou transférer à un tiers que vous désignerez, vos données personnelles que nous traitons, pour votre usage personnel, et ce dans le format dans lequel nous les conservons.
• Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

www.autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Tel.: +32 (0)2 274 48 00

Télécopie: +32 (0)2 274 48 35

Courriel : contact@apd-gba.be

Vous pouvez également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invités à consulter l’adresse suivante de l’Autorité de protection des données :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Nous vous invitons à nous contacter si vous avez besoin de plus d’informations, ou si vous désirez trouver avec nous une solution amiable concernant vos droits , vous pouvez nous contacter. Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais.

 Au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées. Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Politique, ou si vous désirez exercer vos droits, vous pouvez vous adresser par mail à l’adresse suivante : ombudsman@avocats.be

ou par envoi postal à l’adresse suivante :

Service Ombudsman des avocats

de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone

Rue Haute, 139 bte 20

• Bruxelles

9. Quel est le droit applicable et la juridiction compétente ?

La présente Politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux belges s’il n’a pas pu être réglé préalablement à l’amiable.

10.Modifications

Cette Politique peut être mise à jour à tout moment et sans avis de modification. Nous vous conseillons de et vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour le 18 décembre 2024.